Leo +358 40 707 6183 | Tanja +358 40 675 2123 experience@emine.fi

Työyhteisöviestintä, tutummin kenties sisäinen viestintä tai organisaatioviestintä tarkoittaa viestinnän hyödyntämistä työyhteisöä koskevien tavoitteiden saavuttamiseksi.

Työyhteisön tavoitteet koskevat puolestaan organisaation tai yrityksen liiketoiminnallisia tavoitteita, joiden saavuttamisesta vastaa työyhteisö jäsenineen. 

Viestintä toimii silloin, kun työyhteisö on tietoinen tavoitteista ja niiden toteuttamisen keinoista, syistä ja merkityksestä.

Sen sijaan työyhteisön jäsenten kyvyistä, motivoitumisesta ja innostumisesta asetettujen tavoitteiden saavuttamisen vastaavat sekä lähijohto että HR.

Hyvä työyhteisöviestintä kuitenkin tukee ja edesauttaa myös tarpeellisen osaamisen kehittymistä, motivoitumista ja innostumista. 

Tutustu Vaikuttavaa Työyhteisöviestintään >>

Tavoitteellinen työyhteisöviestintä

Kaikenlainen viestien välittäminen käy paremmin järkeen, kun tiedostaa viestin välittämisen tavoitteen. Fyysinen viesti itse on viestin välittämisen keino, ja näitä keinoja on lukuisia.

Toimiva työyhteisöviestintä on työyhteisön näköistä, tuntuista ja kuuloista.

Yksi toimivan työyhteisöviestinnän perusta on toteuttaa ja mahdollistaa sellaista työyhteisön sisäistä viestintää, joka on organisaation jäsenille luontaista. Toimiva työyhteisöviestintä on työyhteisön näköistä, tuntuista ja kuuloista.

Sisäinen viestintä on aina olemassa, oli se ennakoitua ja suunniteltua tai ei

Kaikissa työyhteisöissä käydään keskustelua, eli viestitään toisille. Joissain työyhteisöissä voidaan erottaa selvästi virallisen ja epävirallisen viestinnän väliset erot.

Modernissa kasvuyrityksessä viestinnän hierarkiat ovat matalammat. Erityisesti nuorissa kasvuyrityksissä epävirallinen viestintä voi ottaa jopa suuremman roolin sisäisessä tiedon kulussa. Se ei tee viestinnästä automaattisesti väärää tai huonoa, mutta riskit siihen ovat toki suuremmat, kun sisäistä viestintää ei johdeta.

Työyhteisön sisäinen viestintä on kaikille organisaatioille ja niiden jäsenille tuiki tärkeää.

Jos painotus oli ennen kovasti yksisuuntainen ja tiedottava. Tänä päivänä peräänkuulutetaan vahvasti keskustelua sekä avoimuutta työyhteisön jäsenten ajatuksille, ideoille ja mielipiteille.

Juttusuositus! “Haastaako sisäinen viestintä? Näin selätät työyhteisöviestinnän peikon.” >>

Kuka vastaa työyhteisön viestinnästä?

Työyhteisön sisäinen viestintävastuu on tänä päivänä vahvasti koko työyhteisön. Viestintä on juuri sen tasoista ja laatuista kuin mitä työyhteisö siltä edellyttää ja mitä se viestinnälle antaa.

Ajattelen itse työyhteisön viestintävastuista yksinkertaistaen seuraavaa:

  • Yritys vastaa sisäisen viestinnän infrastruktuurista ja sen ylläpitämisestä, eli mahdollistaa viestinnän.
  • Johdon vastuulla on mahdollistaa riittävä tiedollinen avoimuus, jota työyhteisö tarvitsee saavuttaakseen työnsä tavoitteet ja kyetäkseen tekemään työtä koskeviaan päätöksiä.
  • Työyhteisöviestinnästä vastaavan tehtävänä on työyhteisöviestinnän toimintatapojen kuvaaminen sekä rutiinien juurruttaminen työyhteisöön. Hän vastaa myös työyhteisöviestinnässä onnistumisen seuraamista sekä tavoitteellista viestinnän parantamista.
  • Henkilöstön osaamisesta vastaavan tehtävänä on varmistaa toimivan työyhteisöviestinnän edellyttämät kyvykkyyset ja kompetenssit.
  • Työyhteisö vastaa tavoitteiden mukaan määritetystä hyvästä sisäisestä viestinnästä. Minimissään tällä tarkoitetaan itseohjautuvaa viestien vastaanottamista. 

Modernissa kasvuyrityksessä on kenties syytä pyrkiä pois määrityksistä, joissa yksisuuntainen tiedottaminen on virallista viestintää ja kaikki muu epävirallista keskustelua.

Mitä tavoitteita työyhteisöviestinnälle voi asettaa?

Minua itseäni häiritsee henkilöstön tyytyväisyyskyselyiden suosikkikysymys, joka koskee sisäisen viestinnän tilaa. Käytännössä kysymyksellä halutaan tietää, onko sisäinen viestintä hyvää vai huonoa.

Työyhteisössä tapahtuva viestintä on laadultaan vahvasti subjektiivista. Kun itse aiermmassa työelämässäni vastasin myös sisäisestä viestinnästä, yksi tärkeimmistä opeistani oli se, että yksi tahtoo kiteytyksen, toinen merkittävän määrän yksityiskohtaista tietoa. Jos tarjoilet tietoa tarpeiden kanssa ristiin, sisäinen viestintä on huonoa.

Organisaation työyhteisöviestinnällä pitää olla tavoitteita. Jos viestintä on keino, kysymys kuuluu:

Mihin sisäisellä viestinnällä pyritään?

  • Tietoisuuden kasvattamiseen
  • Ymmärryksen syventämiseen
  • Osaamisen kasvattamiseen
  • Sitouttamiseen
  • Liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen

Toimivan työyhteisöviestinnän tavoitteet kumpuavat näistä sisäisen viestinnän pyrkimyksistä.

Kuka päättää, miltä onnistuminen näyttää?

Toimiva työyhteisöviestintä tarkoittaa sitä, että koko työyhteisö on sitä mieltä, että viestintä on onnistunutta. Sen vuoksi onnistumista pitää määrittää joku muukin kuin ylin johto tai viestinnän johto. 

Introvertti organisaatio ei ryhdy koskaan viestimään ekstrovertin organisaation tavoin.

Organisaation sisäistä viestintää kehitettäessä tavoiteltavat onnistumiset tulee sekä mitata että määrittää seuraavista näkökulmista:

  • Liiketoiminnan tavoitteiden saavuttaminen (edustaa todennäköisesti myös ylimmän johdon näkökulmaa).
  • Itse työyhteisön, eli lähijohdon ja työntekijöiden tarpeet ja toiveet.
  • Työyhteisön viestintää koordinoiva ja ylläpitävä taho suosittelevana asiantuntijana.
  • Määräaikaisten ja tilapäisten työntekijöiden tarpeet.
  • Asiakkaan odotukset.

Sen lisäksi toimivan työyhteisöviestinnän tulee olla organisaationsa näköistä, tuntuista ja kuuloista. Introvertti organisaatio ei ryhdy koskaan viestimään ekstrovertin organisaation tavoin.

Lue myös: “Organisaatiokulttuuri ja työyhteisöviestintä. Yrityskulttuurinsa näköinen sisäinen viestintä.” >>