Mitä jos yrityksenne uuden työntekijän perehdyttäminen olisi prosessi, joka synnyttäisi positiivia puheenaiheita ja sen aikana muodostuvat tulokaskokemukset leviäisivät spontaanisti tulokkaiden vertaisverkostoihin?
Mitä jos tämän seurauksena tietoisuus yrityksestänne, kulttuuristanne ja uramahdollisuuksistanne leviäisi huomattavasti tehokkaampana suosittelumarkkinointina?
Mitä jos perehdyttäminen kestäisi koko koeajan ja tuottaisi molemmille osapuolille varmuuden koeajan päättymistä koskevaan päätöksen tekoon?
Mitä jos yrityksenne perehdyttämisen prosessi antaisi mallia siitä, miten teillä on tapana toimia ja puhaltaisi arvonne henkiin? Mitä jos se tämän ansiosta auttaisi arvioimaan uuden työntekijän todellista sopivuutta yrityksenne tapoihin ja kulttuuriin?
Mitä jos yritykseenne perehdyttäminen maksimoisi tulokkaan tuottavuutta ja minimoisi palkkakuluhukkaa työsuhteen alusta alkaen?
Kun minä palkkasin ensimmäisen työntekijäni ensimmäiseen yritykseeni vuonna 2010, pohdin näitä kaikkia kysymyksiä. Mietin, että jos uuden työntekijän perehdyttäminen vastaa edes yhteen näistä toiveista, siihen käytetty aika olisi hyvä investointi, ei kulu. Tänään Eminen perehdyttämisen prosessi vastaa näihin kaikkiin toiveisiin.
Perehdyttämisen prosessi pienessä yrityksessä
Jokainen yrittäjä tietää, miten suuresta kustannuksesta uuden työntekijän rekrytoinnissa ja palkkaamisesta on kyse. Siinä yhdistyvät samaan aikaan kaikki mahdolliset kulut:
- Rekrytoinnin kulut
- Mahdolliset virherekrytoinnin kulut
- Käytettävän, oman työajan vaihtoehtoiskulut
- Palkkaamisen suorat ja epäsuorat kulut
- Tuottamattoman työntekijän kulut
- Perehdyttämisen suunnittelun ja toteuttamisen kulut
Olen aina tykännyt pohtia, miten kulut saisi minimoitua ja investointipotentiaalia kasvatettua. Siksi tartuin aikanaan myös perehdyttämiseen tästä kulmasta käsin.
Emineen perehdyttämisen tavoitteet yrityksen näkökulmasta
Minulla on aina ollut hyvin tavoitteellinen ote perehdyttämiseen. Meillä on kolme keskeistä tavoitetta, joiden saavuttaminen kertoo minulle sen, että tulokkaan tuottavuutta on optimoitu ja perehdyttämisen kustannukset ovat kääntyneet investoinniksi.
Tavoite 1: Odotukset selvillä ensimmäisestä päivästä alkaen.
Tulokkaan pitää ensimmäisestä päivästä alkaen olla selvillä häntä koskevista odotuksista. Odotusten suhteen ei saa olla mitään epäselvyyttä.
Meillä nämä odotukset koskevat kahta osa-aluetta:
Työtehtävä ja rooli
Miltä onnistuminen tässä tehtävässä näyttää ensimmäisen 6 kuukauden sekä ensimmäisen vuoden aikana. Se on kuitenkin eri asia kuin onnistuminen tässä tehtävässä ja roolissa sen jälkeen, kun työntekijä kykenee itsenäisesti tehtävää harjoittamaan.
Minulla on tapana kuvailla asiaa siten, että katson tulokkaan työpistettä ja mietin, mitä odotan näkeväni, kuulevani ja syntyvän kulkiessani työpisteen ohi ensimmäisten kuukausien edetessä?
Milloin olen tyytyväinen? Mitä silloin tapahtuu tai on tapahtunut?
Mistä tiedän, että epäonnistuin palkkaamisessa? Mistä tiedän, että epäonnistuin perehdyttämisessä?
Onnistuminen tehtävässä ensimmäisen 6-12 kuukauden aikana tarkoittaa yleensä eri asioita kuin kokeneen, itsenäisen
tehtävän harjoittajalla.
On tärkeää käsitellä, mitä odottaa koeajalla, milloin odotukset muuttuvat ja miten sitten odottaa.
Haluan, että odotukset ovat kristallinkirkkaat. Se on reilua sekä tulokkaalle että minulle työnantajana. Jos odotuksiin ei jostain syystä vastattaisi, tietäisin, että olen tehnyt kaikkeni ainakin onnistumisten eteen.
Siksi käyn työnkuvan, työtehtävien sisällön, tehtävien keskeisten painotusten ja odotusten huolellisesti läpikäynti kuuluu kiinteänä osana perehdytystä, useaan kertaan.
Näistä puhutaan, niissä edistymistä arvioidaan ja niihin vastaamisen realistisuutta puntaroidaan yhdessä sekä ensimmäisen päivän päätteeksi että kerran kuukaudessa koko perehdytysajan, eli koko koeajan. Molempien arviot, keskustelun pääkohdat ja sovitut asiat dokumentoidaan ja tallennetaan työntekijän henkilökohtaiseen kansioon, jossa se on molempien osapuolten nähtävissä koko ajan.
Miten meillä on tapana toimia
Miten odotan tulokkaan huomioivan ja muovaavan omaa käytöstään, asenteitaan ja arjen työskentelytapoja meidän kulttuurin ja arvojen mukaisiksi.
Ensimmäisen työpäivän palautekeskustelun, tärkein aihe on nimenomaan tämä. Keskustelemme Eminen kulttuurista ja toimintatavoista. Tulokas arvioi itse, miten hän ymmärsi ja onnistui näissä omasta mielestään ensimmäisenä päivänä. Minä annan esimiehenä oman näkemyksen asiasta. Sitten sovitamme näkemyksemme yhteen.
Palaute on aina kaksisuuntainen keskustelu. Odotan, että tulokas, ja ylipäätään eminaattorit muistavat aina antaa palautetta myös minulle siitä, miten minä onnistun lunastamaan antamani lupaukset ja tukemaan heidän kykyään vastata odotuksiini. Ei ole reilua purkaa pettymystään myöhemmin, jos ei ole reilusti kertonut odotuksistaan. Kummankaan osapuolen.
Palaute on meillä aina kaksisuuntainen keskustelu. On reilua purkaa auki, mitä odottaa. Kummankaan osapuolen ei ole reilua purkaa pettymystään myöhemmin, jos ei ole osannut kertoa odotuksistaan.
Täytyy kyllä todeta, että pyrin ylipäätään palkkaamaan vain sellaisia osaajia, jotka ovat tunnistaneet meidän tapamme toimia itselleen luontaisiksi, vetovoimaisiksi ja tärkeiksi, joten kulttuuriin ”muovaaminen” ei ole mitään rautakangen vääntämistä mutkalle!
Tässä tietysti meidän oma Vaikuttava työnantajabrändi©️ -konseptin mukainen yritysmarkkinointimme on tehnyt tehtävänsä jo kauan ennen varsinaista rekrytointiprosessia.
Tammikuussa meillä aloittanut Eveliina on esimerkki tästä. Hän oli johdonmukaisen markkinointimme tuottama inbound rekrytoinnin liidi. Hän kertoi seuranneensa ja fanittaneensa meitä jo vuoden ennen avoimen hakemuksen lähettämistä. Kun vuoden aktiivisesti seuraa ja elää mukana meidän matkassa, saa aika hyvin selville, mistä loppujen lopuksi on kyse.
Tavoite 2: Tulokas nopeasti tuottavaan työhön
Näin pienessä ja osaamisintensiivisessä yrityksessä nopea tuottavuus on kriittistä. Tuottamaton työntekijä on iso kulu, jonka kustannukset muut maksavat kirjaimellisesti tekemällä enemmän töitä samalla palkalla niin kauan, että tulokas on tuottava.
Nyt jo yli kuuden vuoden kokemuksella Eminestä, tulokkaan tuottavaksi saaminen kestää meillä keskimäärin 9-12 kuukautta. Tämä on pitkä aika myös tiimille maksaa tulokkaasta koituvia kuluja. Siksi perehdyttämisellä on meillä niin suuri merkitys. Kirjaimellisesti ajamme uutta työntekijää tuottavaan työhön perehdyttämisen avulla varsin intensiivisesti.
Perehdyttämisen prosessi on meillä koeajan mittainen
Itse perehdyttämisen prosessi kestää meillä koko koeajan. Tänä aikana tulokas saa merkittävästi enemmän one-to-one -aikaa minulta ja kollegoiltaan osaamisen kehittämiseksi ja palautteiden vaihtamiseksi.
Koska dokumentoimme kaikki palautekeskustelut, meillä on ensimmäisestä päivästä alkaen tallessa kaikki tarvittava tieto siltä varalta, että koeaika päättyisi työsuhteen koeajan purkuun.
Tällä perehdytysmallilla niin ei ole kuitenkaan koskaan käynyt. Jos työsuhteen solmiminen on koitunut molemmin puoliseksi virheeksi, se on tällä mallilla selvinnyt jo ensimmäisen kuukauden, kahden aikana kyllä kummallekin osapuolelle.
Olen sitä mieltä, että jos esimies ei koeajan päättyessä tiedä kannattaako työsuhdetta jatkaa vai ei, johtuu se siitä, että asiaa on arvioitu vain sen yhden, koeajan päättymispäivän verran, En minäkään yhden päivän tiedon varassa osaisi sanoa, kannattaako työsuhdetta jatkaa vai ei.
Tavoite 3: Tulokkaan vertaisverkostot osaksi Eminen verkostoja
Uuden työsuhteen ensimmäiset viikot ovat ainoa hetki koko työsuhteen aikana, jolloin tulokkaan ystävät, läheiset ja omaiset kysyvät aktiivisesti tulokkaan uudesta työpaikasta. Se on myös aikaa, jolloin tulokas itse spontaanisti hehkuttaa verkostoilleen odotukset ylittäneistä kokemuksista.
Yritys, joka ei hyödynnä tätä lyhyttä aikaa omien verkostojensa kasvattamiseen ja yritystä koskevan mieltymyksen vahvistamiseen jättää varsin arvokkaan mahdollisuuden hyödyntämättä.
Yritys, joka ei tartu työsuhteen alun mahdollisuuteen voittaa tulokkaan verkostot puolelleen jättää valtavan mahdollisuuden hyödyntämättä.
Tämä pistää myös työnantajan ottamaan uuteen työsuhteeseen liittyvät odotukset tosissaan työsuhteen ensimmäisestä päivästä alkaen. Jos haluan varmistaa tulokkaan verkostojen puolelle voittamisen, minun on oltava kiinnostunut siitä, mitä tulokas odottaa ja otettava tosissaan vähintään hänen odotuksiinsa vastaaminen.
Monesti ne odotukset ylitetään mikrokokemuksissa, eli pienen pienissä hetkissä ja pienillä eleillä. Mitään taikatemppuja ei tarvitse tehdä. Kun kysyy, mitä odotat ja tekee parhaansa odotuksiin vastaamisessa, ollaan jo pitkällä.
Teen kuitenkin selväksi sen, että myös minulla on odotuksia.
Minulle on todella tärkeää työnantajana ja yrittäjänä lunastaa lupaukset ja meihin kohdistuvat odotukset. Onhan yrityksen nimi employee experience agency.
Koen, että myös asiakkaat odottavat meidän näyttävän esimerkkiä siitä, miten rakennetaan vaikuttavaa työnantajabrändiä.
