Syntymäkaupunkini Kaarina ilmoitti, että tällä viikolla Kaarinan kaupungissa vietetään palaveritonta viikkoa. Luulin ensin, että kyseessä on aprillipila, mutta ihan tosissaan ne Kaarinassa ovat.
Palaveriksi kutsutaan erilaisia kohtaamisia, joissa viisaat ihmiset pistävät päänsä yhteen ja päättävät asioista. Teoriassa palaveria edeltää kutsu ja niin sanottu esityslista, eli kooste asioista, joista palaverissa halutaan päättää. Osallistujat valmistautuvat, yksi henkilö johtaa äänellään etenemistä toisen henkilön kirjatessa päätökset ja poikkeamat paperille.
Käytännössä palavereista on tullut tehottomia aikasyöppöjä. Käsi pystyyn kenen työpaikalla palaverit ovat edes pääsääntöisesti tehokkaita, toimivia ja päätökseen vieviä foorumeita?
Palavereissa mättää moni asia
1. ”Lennosta”-luonne
Oman kokemukseni mukaan palavereita kutsutaan liikaa yhteen ad hoc -periaatteella, eli lennosta. Kun asioita käsitellään valmistelemattomina, palaveri noudattaa enemmänkin ajatusten ääneen puhumisen tukemiseksi kutsuttua istuntoa, josta ei synny vanhan sanonnan mukaan lasta ei p***aa.
2. Valmistelun puute
Ennalta kokoon kutsutut palaverit tuppaavat venymään, eli eivät pysy sovitussa aikataulussa. Päätöksiä ei pystytä tekemään sovitulla tavalla, koska palavereihin tullaan valmistelematta.
3. Palaverin aikataulua ei kunnioiteta
Mikä merkillisintä, palavereihin valutaan (tullaan sitten kun sopii) ja niiden aikana hoidellaan muita asioita puhelimitse, tekstiviestitse tai sähköpostitse. Joskus jäädään junnaamaan myös vain muutamaa osallistujaa koskevan asian kanssa, jolloin muut tuhlaavat aikaansa kynsiään pureskellen.
4. Sovittua ei varmisteta jälkeenpäin
Palavereissa on tapana sopia asioita myöhemmin hoidettavaksi. Se on ihan kiva tapa siirtää asian hoitamista valmistelemattomuuden tilasta toiseen valmistelemattomuuden tilaan. Ongelma on nimittäin siinä, että yhdessä palaverissa myöhemmin hoidettavaksi asian tilaa ei paljon jälkikäteen kysellä. Näin tehtävät jäävät kivasti lillumaan pöytäkirjoihin, mikäli niitä ylipäätään kirjoitetaan.
Palavereissa istuminen tulee kalliiksi. Työnantajalle.
Jos keskiverto asiantuntijatehtävissä työskentelevä toimihenkilö ansaitsee, sanotaan vaikkapa 3500 euroa kuukaudessa. Hänen tuntipalkkansa on noin 22 euroa bruttona. Tämä ei sisällä työnantajalle lankeavia kustannuksia, eli todellisuudessa hänen tuntipalkkansa on työnantajalle huomattavasti suurempi. Yksinkertaisuuden vuoksi, kerrotaan tuo kahdella, jolloin se sisältää varmuudella kaikki työnantajan lakisääteiset kustannukset, vakuutukset, mahdolliset etuuksien kulut jne. Sovitaan siis, että työnantajalle toimihenkilö maksaa 44 euroa joka työtunti.
Tyypillinen työviikko sisältänee vähintään yhden palaveritunnin jokaisena työpäivänä. Todellisuudessa kalenteriin varattuja palaveritunteja lienee enemmän. Sovitaan, että niitä on 1,5 h joka päivä, eli kalenteriin on sovittu viikottain yhden työpäivän verran palavereja. Tämä maksaa työnantajalle 330 euroa per viikko ja noin 1400 euroa per kuukausi. Yhden keskivertoasiantuntijan osalta.
Todellisuudessa palaveri harvoin kestää vain sen sovitun tunnin, koska palaveriin valutaan myöhässä ja siellä puidaan kaikkea sellaista, josta ei ole etukäteen sovittu. Jos päätöksiäkään ei saada lopulta tehtyä tarvitaan yhden asian käsittelyyn taas uusi palaveri. Kun tähän lisää vielä kaikki ne ad hoc -palaverit, väitän, että tuntimäärä tuplaantuu viikossa.
Koska työnantaja maksaa asiantuntijoiden kahvittelusta maltaita joka viikko, asiat eivät etene sovitussa aikataulussa ja tavoitteisiin pääseminen saattaa vaikeutua merkittävästi.
Palavereissa istuminen tulee kalliiksi. Työntekijälle.
HR-alan ammattilaisena tiedän, että työnkuvia tehdessä pääasiallisiin työtehtäviin harvemmin näkee kirjattavan palavereissa istumisen. Tämä tarkoittaa siten, että tehtävään kuvaan sisältyvien hommien hoitamisen aikatauluun ei ole varattu turhaa ja turhissa palavereissa roikkumista. Aikasyöpöt siirtävät oikeiden töiden tekemisen normaalin työajan ulkopuolelle, koska hommat on silti saatava hanskoihin ja hanskat naulakkoon. Päästään siis niihin tunteihin, joita työntekijät kutsuvat ylitöiksi ja työnantajat työaikajoustoiksi. Koska työaikajoustoista ei makseta ylimääräistä korvausta, turhat palaverit tulevat kalliiksi myös työntekijöille.
Kulta maksaa tätä kirjoittaessa noin 40 €/ gramma. Toisin sanoen, jokainen palavereissa tuhlattu tunti on työnantajalle sama kuin heittäisi kultahippusen huitsin nevadaan. Jokainen voi itse tehdä laskutoimituksen kuinka monen henkilön edestä kultaa lapioidaan vuositasolla sinne samaan paikkaan.
Minusta on ihan kiva, että Kaarinassa ollaan aloitteellisia ja kokeillaan palaveritonta viikkoa. Ihastuin myös Trainers Housen Ruoholahden toimitiloissa olleeseen palaverikäytäntöön aikanaan Jari Sarasvuon sitä esitellessä. Heillä oli keskellä toimitiloja pyöreä pöytä, jonka äärelle mahtui rajallinen määrä populaa. Koska pöydän ääressä seistiin, ymmärsin, että asioiden ja mielipiteiden vaihtotilaisuudet olivat melko nopeita. Kuka nyt jaksaa tuntitolkulla paikallaan seisoskella?
