Rekrytoinneissa onnistuminen on tärkeää, sillä jokainen rekrytointi on kulu, jonka sen maksaja haluaa kääntyvän mahdollisimman nopeasti investoinniksi.
Tässä Vaikuttava Työnantajabrändi -podcastin jaksossa puhutaan, mitä rekrytoinnin onnistuminen tarkoittaa ja miten rekrytoinneissa onnistumista voidaan maksimoida.
Miltä rekrytoinnin onnistuminen näyttää?
Nopeasti ajateltuna rekrytoinnin onnistuminen tarkoittaa solmittua työsuhdetta, eli allekirjoitettua työsopimusta. Mutta mitä jos uusi työntekijä päättää lähteä jo kuukauden päästä työsuhteen aloituksesta? Rekrytointi ei olekaan enää onnistunut. Mitä jos työnantaja päättää purkaa työsuhteen koeaikapurkuna? Rekrytointi ei tainnutkaan olla niin kovin onnistunut.
Rekrytoinnin onnistuminen näyttää erilaiselta riippuen kuka katsoo ja missä vaiheessa aikajanaa asiaa tarkastellaan. Rekrytoinnin onnistumista on mahdoton mitata, ellemme ole määrittäneet onnistumisen kriteereitä palkkaamisen prosessin eri vaiheisiin ja eri vastuisiin.
Nopeasti ajateltuna rekrytoinnin onnistuminen tarkoittaa solmittua työsuhdetta. Mitä jos työsuhde purkaantuukin jo koeajan kuluessa? Rekrytointi ei tainnutkaan olla niin kovin onnistunut.
Rekrytointiprosessin, eli ehdokkaiden löytämisen ja laadullistamisen mittarit eroavat työsuhteen solmimisen tavoitteista ja mittareista. Perehdytykselle on syytä asettaa onnistumisen kriteerit ja mittarit, mutta ne vasta eroavatkin rekrytointiprosessin aikaisista tavoitteista ja mittareista. Jos työsuhde kuitenkin päättyy kannattamattomana, eli liian varhain suhteessa rekrytointiin, perehtymiseen ja tuottavan työn vaiheeseen siirtymiseen nähden, ei rekrytointi voinut olla onnistunut.
Jos perehdytys ei vastaa asetetteuihin tavoitteisiin ja työn tuottavuus viivästyy, tai työsuhde päättyy ennen aikojaan, kenen “vika” se oli? Kuka epäonnistui? Oliko se rekrytoijan syy, rekrytoivan esimiehen syy vaiko uuden työntekijän?
Rekrytoinnin onnistuminen ei ole yksiselitteinen asia. Siksi rekrytoinnille pitää asettaa selkeät tavoitteet ja tavoitteille selkeät mittarit, ennen kuin rekrytoinnissa onnistumista voidaan millään lailla laadullisesti arvioida.
Jakson sisältö
Rekrytointiprosessin osapuolet
Miltä rekrytoinnissa onnistuminen näyttää eri osapuolten näkökulmista
Miltä epäonnistunut rekrytointi näyttää
Mitä mittareita rekrytoinnissa voi olla
Mikä on rekrytoinnin mittarien rooli
Ketkä kaikki lopulta vaikuttavat rekrytoinnin onnistumiseen
Tulokaskokemuksia -juttusarjan toisessa osassa keskitytään tulokkaalle uuden työsuhteen alussa herääviin kysymyksiin. Kirjoitin täällä Eminessä ensimmäisten työviikkojen ajan itselleni ylös kysymyksiä, joihin kaipasin vastauksia. Muistelin myös pohdintojani ennen työsuhteen alkua ja koostin näistä blogisarjani toisen osan.
Pureudumme yhteensä viiteen (+ yhteen) suureen kysymykseen, joita tulokas pohtii uuteen työpaikkaan siirtyessään. Kerron Eminessä kokemieni tilanteiden kautta, kuinka tulokkaan kysymyksiin voidaan esimerkillisesti vastata
1. Millaiset arvot ja minkälainen kulttuuri uudessa työpaikassa on?
Hakiessani Emineen luin tarkasti läpi kaiken mahdollisen tiedon, jonka pystyin löytämään. Seurasin Emineä sosiaalisessa mediassa, mutta erityisen kiitollinen olin verkkosivuilta löytyvästä Töihin Emineen -osiosta. Sivu sisältää esimerkiksi Eminen:
vinkit työnhakijalle
Eminen tarinan
arvot ja mission
kulttuurideckin.
Pystyin tutustumaan laajasti Eminen toimintaa ja työskentelyä ohjaaviin painopisteisiin. Itselleni esimerkiksi arvoihin ja työkulttuuriin samaistuminen olivat tärkeitä.
Uutena tulokkaana selasin innokkaasti Eminen sosiaalisen median kanavia ja etenkin Instragram-tiliä. Sekä vanhat että uudet julkaisut toivat esille työpaikan arkea ja kulttuuria. Eminessä julkaistaan tasaiseen tahtiin sekä kuvia ja videoita että Instagram Stories -materiaalia.
Julkaisujen kautta sain muun muassa lisätietoa siitä missä ja kenen kanssa työskennellään, millaisia projekteja Eminessä tehdään ja viettääkö tiimi aikaa yhdessä. Lisäksi poimin hauskoja yksityiskohtia toimiston läheisistä lounaspaikoista, tiimin kahvihetkistä ja työkavereitani innostavista asioista.
Ensimmäinen työpäivä olisi jännittänyt vielä enemmän, jos en olisi päässyt tutustumaan uuteen tiimiin ja Eminen tekemiseen verkkosivujen sekä some-kanavien kautta jo aiemmin.
2. Mitä koeajan puitteissa tapahtuu? Mitä työtehtäviä teen?
Monessa työpaikassa koeaika tarkoittaa vain tietyn pituista ajanjaksoa, jonka aikana sekä työnantajalla että työntekijällä on mahdollisuus päättää työsuhde melko nopeasti.
Eminessä asia on aivan toisin.
Ennen työsuhteeni alkua sain esimieheltäni Susannalta linkin dokumenttiin, johon hän oli listannut työtehtäviäni ensimmäisen kuudelle kuukaudelle eli koeajalle. Tehtävien toteutumista seurataan ja pääsen itse merkitsemään tehtäviä suoritetuksi. Liikkumavaraa kuitenkin on, sillä lista ei pidä sisällään aivan kaikkia työtehtäviäni. Meillä Eminessä työt määrittyvät paljolti meneillä olevien asiakasprojektien mukaan.
Tulokkaan näkökulmasta tarkka suunnitelma koeaikaa varten tuntui vaikuttavalta.
Tulokkaan näkökulmasta koeaikaa koskevan suunnitelman saaminen tuntui vaikuttavalta. Minulle heräsi tunne siitä, että koeaikaa ja oppimistani on oikeasti mietitty tarkkaan jo etukäteen. Huomasin myös, että tehtävälistan työt lisääntyvät kuukausittain ja vaikeusaste muuttuu samalla haastavammaksi. Pystyn siis listan avulla seuraamaan omaa kehitystäni.
Odotan jo sitä hetkeä, kun saan koeaikani päätteeksi laittaa viimeisen rastin ruutuun tehtävälistassa – DONE!
3. Kuka minua perehdyttää ja miten oppimistani arvioidaan?
Uutena tulokkaana minun ei tarvinnut itse kysellä perehdyttämiseni perään. Tulin niin sanotusti valmiiseen pöytään: kalenteri täyttyi Susannan, Leon ja Siirin perehdyttämismerkinnöistä.
Eminessä perehdyttämisaika on pitkä, noin 9-12 kuukautta. Ensimmäiset kuukaudet ovat erityisen intensiivisiä: paljon luettavaa, kuunneltavaa ja kirjoitettavaa sekä yksin että yhdessä. Eminessä perehdyttämisprosessi on kuitenkin pitkälle ajanjaksolle rakennettu matka, jolloin uudelle tulokkaalle ei kasaannu lyhyelle ajalle liian suurta määrää uutta.
Perehdyttäminen on Eminessä tavoitteellinen prosessi.
Tulokkaan perehtymistä seurataan lähes päivittäin: käymme erityisesti Susannan ja Siirin kanssa läpi työni jälkeä. Saan paljon neuvoja ja sparrausta. Lisäksi perehdyttämisprosessia seurataan koeajan palautetaulukon avulla. Käymme Susannan kanssa joka kuukausi tunnin mittaisen keskustelun omasta oppimisestani. Saan palautetta työskentelystäni ja kerron myös itse Susannalle omia kokemuksiani.
Vaikka työssä tarvittavat taidot ovat hallussa, asenne kohdillaan ja motivaatio suorastaan pursuaa yli äyräiden, on tulokkaalla takaraivossaan pieni pelko: Mitä jos en pärjääkään? Mitä jos mokaan?
Pohdiskelin omia mahdollisia onnistumisia ja epäonnistumisiani kirjoittaessani ensimmäistä Tulokaskokemuksia -sarjan blogijulkaisua. Keskustellessamme tekstistäni Susannan kanssa, hän totesi olevansa esimiehenä hyvillään jakamistani pohdinnoista, kun kyseessä on uuden työn aloittaminen.
”Entä jos epäonnistun?” kirjoitin erään kappaleen alussa.
Blogitekstin kirjoittamisen jälkeen olen keskustellut jokaisen työkaverini kanssa epäonnistumisen pelosta uudessa työssä. Olemme jutelleet asiasta avoimesti ja pohtineet yhdessä kaikkien heikkouksia sekä vahvuuksia.
Erityisen tärkeäksi olen kokenut yhteisten keskustelujemme lisäksi myös kuukausittaisen palautekeskustelun esimieheni kanssa. Kyseinen keskustelu on omistettu täysin oman osaamiseni kehittymisen tarkasteluun. Olemme sopineet Susannan kanssa jakavamme rehellisesti ajatuksiamme sekä onnistumisista ja epäonnistumisista.
Olen voinut huokaista helpotuksesta. Oppimistani ohjataan johdonmukaisesti oikeaan suuntaan.
Tulokkaana olen voinut huokaista helpotuksesta: mikäli oppimiseni on menossa väärään suuntaan, oikealle tielle ohjataan nopeasti. Jos tielle sattuu kuoppia, ne selvitetään yhdessä. Erityisesti koeajan palautekeskustelut takaavat oppimatkani reitin tarkistuksen tasaisin väliajoin.
5. Työkavereiden roolit ja tehtävät – kuinka sovin joukkoon?
Ennen työsuhteen alkua minua kiinnosti kovasti tietää, minkälaisia projekteja Eminessä tehdään ja minkälaista osaamista uusilta työkavereiltani löytyy. Halusin tietää, miten minä ja osaamiseni istuvat joukkoon.
Ensimmäisen työpäiväni aikana pidimme yhdessä rennon palaverin. Sain heti vastaukset aiempiin pohdiskeluihini: tapaamisen agendana oli sopivasti tutustuminen tiimikavereiden kesken. Leo, Siiri ja Susanna kertoivat vuorotellen omista työtehtävistään, vahvuuksista sekä työskentelytavoista. Kirjoittelin itselleni muistiinpanoja työkavereideni rutiineista ja vastuualueista, ja samalla pohdin ääneen kuinka omat vahvuuteni sekä työskentelytapani istuvat niihin.
Yhteiset keskustelut vahvistavat oman roolini ymmärtämistä uudessa työpaikassa.
Uuden tulokkaan näkökulmasta tiimin roolien ja työtehtävien hahmottaminen on tärkeää. Erityisesti työsuhteen alussa toivon löytäväni oman paikkani uudessa porukassa mahdollisimman nopeasti. Koen jokaisen yhteisen keskustelun ja reflektointihetken vahvistavan ajatusta omasta roolistani Eminessä.
Uuden tulokkaan mielessä poukkoilevat myös lukuisat käytännön pienet suuret asiat. Esimerkiksi palkanmaksussa on yritysten välillä paljonkin eroavaisuutta. Myös työsuhteen edut, loma-asiat ja mahdollinen työterveys pohdituttavat tulokasta. Sekä tulokkaalle että työnantajalle vinkki käytännön asioihin: kysykää rohkeasti, kertokaa avoimesti!
Vinkki: kysy rohkeasti, kerro avoimesti. Tulokas pohtii myös käytännön asioita.
Itse kyselin palkanmaksusta ja lomista esimieheltäni ennen työsuhteen alkua ja sain nopeasti sähköpostiini vastaukset. Eminen etuuksista ja työterveydestä tiesin jo etukäteen, sillä niistä on kirjoitettu verkkosivuillamme sekä työsopimuksessani. Verokorttipohdintani selvisi ensimmäisenä työpäivänä, kun Susanna pyysi minua lähettämään kyseisen dokumentin hänelle sähköisesti. Toimiston käytännöt selvisivät ensimmäisenä päivänä: pidämme yhteistuumin huolta toimistomme siisteydestä ja viihtyvyydestä.
Perehdyttäminen nopeasti tuottavaan työhön on meille Eminessä todella tärkeää. Meillä rekrytoidaan muutenkin huolella, ja suhteellisen harvakseltaan. Uuden työntekijän tuottavaksi saattaminen vie meillä pitkään: keskimäärin 9-12 kk.
Tämä johtuu eniten erityisosaamisestamme sekä kehittämistämme palvelukonsepteista, joista ei ole voinut kertyä kokemusta muualta. Asiakkaiden standardit ovat korkealla, mutta myös meidän omat. Niihin odotuksiin on vastattava, eikä se tapahdu kylmään veteen heittämällä.
9 kuukautta on varsin pitkä aika pienelle yritykselle, jossa muu tiimi joutuu venymään perehdyttämisen ajan extraa maksaakseen tulokkaan palkkaamisen kulut. Siksi meillä on mietitty huolella, miten saamme tulokkaan tuottavaan työhön mahdollisimman nopeasti ja alusta alkaen.
Näin meillä ohjataan tulokas tuottavaan työhön
1. Perehdyttäminen etenee asiakastyössä seuraavaksi tarvittavan osaamisen kannalta tärkeysjärjestyksessä
Tärkeysjärjestyksen määrittää tilauskanta ja tuotannossa olevat projektit. Mutta tärkeysjärjestykseen vaikuttaa myös tulokkaan profiili ja aiempi kokemus.
Kun keskitymme alussa sellaisiin tehtäviin, joissa tulokas on valmiiksi omimmillaan, oppimisvauhti on nopeampi. Optimoimme näin tuottavaan ja laadukkaaseen asiakastyöhön siirtymistä.
Yhtä tärkeää on olla sisällyttämättä perehdyttämiseen liikaa asiaa. Alussa pää on pyörällä muutenkin. Liiallinen tietokuorma ei edistä oppimista, korkeintaan sotkee. Se taas syö tuottavuutta.
Koska perehdyttäminen on meillä koko koeajan mittainen, aikaa asioiden omaksumiseen on oikean työn rinnalla.
Vähän on enemmän -malli
Meillä luotetaankin ”vähän on enemmän”-malliin. Valitsemme sekä tulokkaan profiilin että asiakasprojektien perusteella sopivan osa-alueen, jota keskitymme toiston avulla vahvistamaan ensimmäiset kuukaudet.
Kun osaaminen vahvistuu, panokset tietysti kovenevat ja odotukset kasvavat. Minulla on tapana testata, missä jokaisen tulokkaan ”rajat” kulkevat. Lisään töitä ja tiukennan tahtia, sillä oikean yhtälön löytäminen ruokkii parhaiten motivaatiota ja kehityskaarta.
Esimerkiksi tammikuussa meillä aloittaneen Eveliinan kohdalla hyödynnämme hänen aiempaa rekrytoijakokemustaan. Hän pääsee työnohjauksessa ensin rekrytointimarkkinoinnin sisällöntuotannon ja markkinointitaitojen kasvattamiseen.
2. Palveluiden tuottamista harjoitellaan Eminen omassa markkinoinnissa
Eminen omissa markkinointitehtävissä on kätevää harjoitella, koska aikataulut ovat asiakastyötä joustavampia ja määräämme itse riittävän tason. Omilla markkinointitehtävillä voidaan myös monipuolistaa harjoittelua asiakastehtävien ohessa. Asiakastyöhön emme laita koskaan ketään yksin ilman varmuutta siitä, että jälki on asiakaslupauksemme mukaista.
Eminen oma markkinointi on erinomainen harjoittelukenttä, sillä me toimimme itse juuri niin kuin opetamme ja opastamme asiakkaitamme.
Omassa markkinoinnissa pääsee oppimaan vaikuttavan kirjoittamisen periaatteet, jopa tarinankerrontaa. Opetamme, miten tehdään juuri Eminen kohderyhmille kohdennettua hyötysisällöntuottamista, mitä teknisiä taitoja esimerkiksi bloggaamisessa tai kuvasisällöntuottamisessa tarvitaan, miten eri sisällöntuotannon työkaluja käytetään, miten tehdään julkaisumarkkinointia ja miten analytiikkaa hyödynnetään markkinointityön kehittämiseen ja optimointiin. Eli kaikkia niitä taitoja, joita tarvitaan myös tyypillisissä asiakastöissämme.
Yksi hyvä keino meillä on ollut antaa tulokkaille tehtäväksi oman juttusarjan toteuttaminen johdonmukaisena jatkotarinana. Kulma on aina tulokkaan omiin kokemuksiin liittyvä, sillä ensimmäisten kuukausien aikana ei voi odottaa vielä syväluotaavaa asiantuntemusta, jota meillä muutoin on tapana omassa markkinoinnissa jakaa.
Sisältö suunnitellaan ja jatkotarinan punainen lanka mietitään yhdessä etukäteen. Kirjoitustaitoja hiotaan juttu kerrallaan. Omaa tarinaansa pääsee heti jakamaan ja markkinoimaan. Yleensä tulokkaan omat tuttavat ja ystävät ovat innoissaan näistä jutuista ja jakavat niitä eteenpäin taas omille verkostoilleen. Aika hyvä tapa kasvattaa tietoisuutta Eminestä..
