Blog : työnhakijat

Älä jää vesiputouksen alle – Vinkit ketterämpään rekryyn

Älä jää vesiputouksen alle – Vinkit ketterämpään rekryyn

 

Avoimen haun rekrytointia on perinteisesti toteutettu ohjelmistokehityksestä tutulla vesiputousmallilla, joka rekrytoinnissa etenee jotakuinkin näin; mietitään hakuprofiili, avataan haku, odotetaan työhakemuksia hakuaika, käydään hakemukset läpi hakuajan päätyttyä (ehkä luetaan hakemuksia jo hakuaikana), kutsutaan haastatteluun paperilla parhaat, haastatellaan, arvioidaan ja tehdään valinta. Simppeliä ja strukturoitua, mutta myös riskialtista ja aikaa vievää.

Vesiputouksesta ketteräksi

Ketteryyttä alleviivaavat agile ja lean ovat ajattelutapoja, joita voi soveltaa muuhunkin kuin ohjelmistokehitykseen tai teollisuustuotantoon. Kulmakiviä agilessa ja leanissa ovat arvon maksimointi ja hukan poistaminen. Tavoitteena on siis tunnistaa ja eliminoida tekemisestä kaikki turha nopeasti ja tehokkaasti, pienentää kustannuksia sekä parantaa tekemisen laatua. Sekä oppia koko ajan ja soveltaa oppeja nopeasti käytäntöön. Kuulostaa fiksulta, eikö? Jos haluat myös rekrytoinnissa maksimoida hyödyn ja minimoida hukan, nappaa tästä vinkkini ketterämpään rekrytointiin.

Vesiputousrekrytoinnin TOP3 riskit ja vinkit riskien taklaamiseen:

1. Sisältö ja kanavat eivät toimi – tuhlaat aikaa ja rahaa

Mitä jos et saakaan oikeanlaisia hakijoita? Rekrytoinnissa kaiken A ja O on huolellinen profilointi eli se, että tiedetään, mitä rekrytoinnilla lähdetään tavoittelemaan. Sinulla on ongelma, jonka haluat uuden työntekijän ratkaisevan. Mitkä ovat ne ominaisuudet, jotka todennäköisimmin tukevat ongelman ratkaisua ja millainen henkilö sopii parhaimmin juuri teille töihin (kyvyt, taidot, motivaatio, persoona). Rekrytoinnin tavoitteena on siis löytää tällainen henkilö.

Vaikka hakuprofiili olisi huolella mietitty, voi joskus käydä niin, että työpaikkailmoitukseen ei ole saatu vangittua niitä asioita, jotka houkuttelevat sitä kohderyhmää jonka haluat yrityksestäsi ja tehtävästä syttyvän. Jos hakemuksia käydään läpi vasta hakuajan päätyttyä, huomataan viestin ja valittujen kanavien toimimattomuus vasta siinä vaiheessa kun on jo ehditty tuhlata viikkoja aikaa sekä rahaa.

Vinkki: Lue hakemuksia läpi nopeasti niiden saapumisesta. Jos hakijat eivät ole lainkaan sitä, mitä pitäisi, tuunaa viestisi sisältöä. Seuraa ja arvioi, mistä kanavista parhaat hakijat saadaan. Jos nykyiset kanavasi eivät toimi, mieti missä muualla (verkossa) hakijasi liikkuvat ja kohdista viestisi sinne. Verkon hakukanavia voi ja pitää muuttaa, lisätä ja poistaa haun kuluessa tilanteen niin vaatiessa.

2. Viivyttelemällä menetät parhaat hakijat

Pahimmillaan rekrytoinnin läpivientiaika on kuukausia, olenpa kuullut jopa puoli vuotta kestäneistä rekryprosesseista. Jos hakija on lähestynyt sinua, voi olla, että hänellä on muitakin verkkoja vesillä. Jos et nappaa hakijaan kiinni heti, voi toinen työnantaja viedä hänet nenäsi edestä.

Vinkki: Ole hakijaan yhteydessä niin pian kuin mahdollista. Nyt puhutaan päivistä, ei viikoista. Kerro, että hän on kiinnostava, kutsu hänet videohaastatteluun tai lähetä vaikkapa se koodipähkinä purtavaksi. Pidä reaktioaika nopeana kaikessa hakijaviestinnässäsi. Viivyttelemällä viestit, ettei hakija ole sinulle tärkeä. Tästä aasinsillalla numeroon 3.

3. Aiheutat huonoja kokemuksia

Voisin saarnata hakijakokemuksen tärkeydestä loputtomiin, mutta onneksi ei tarvitse, koska tein sen jo aiemmassa bloggauksessani. Vesiputousrekryssä huonot hakijakokemukset syntyvät tyypillisimmin siitä, että hakija:

  • Ei saa tarpeeksi hyödyllistä tietoa arvioidakseen sopiiko yritykseen ja tehtävään > käyttää turhaan aikaa ja vaivaa hakeakseen tehtävää, joka saattaisi olla sopiva
  • Ei saa tietoa hakemuksen perillemenosta, prosessin etenemisen vaiheista tai aikataulusta
  • Joutuu rekrylimboon: hakuprosessi kestää ja kestää, mutta hakija ei saa mitään tietoa siitä, mitä on seuraavaksi odotettavissa vai onko odotettavissa ylipäätään mitään.

Vinkit:

  • Anna hakijalle hyödyllistä tietoa (pätee myös silloin kun hakusi ei ole aktiivisesti päällä). Sosiaalinen media on tähän oiva keino; voit kertoa esim. Facebookissa tai Twitterissä jokapäiväisestä arjestanne. Potentiaalinen hakija saa arvokasta tietoa arvioidakseen sopisiko joukkoonne.
  • Ole viestinnässäsi rehellinen, älä falski. Kaikki eivät halua töihin nuorekkaaseen startupiin tai perinteikkääseen korporaatioon. Jokaiselle jotakin –markkinointi harvoin toimii. Aitoja kokemuksia ja arkea avaamalla houkuttelet teille sopivia työnhakijoita.
  • Viesti kaikesta mieluummin liikaa kuin liian vähän. Harvoin kukaan on valittanut saaneensa liikaa tietoa rekryprosessin kulusta.

 

Kirjoittaja on Eminen asiantuntija, joka tykkää kyseenalaistaa toimintatapoja ja murskata HR- ja rekrytointimaailman vanhanaikaisia käytäntöjä paremman työelämän tieltä.

6 ajattelemisen arvoista asiaa hakijakokemuksesta

6 ajattelemisen arvoista asiaa hakijakokemuksesta

Tämä alla oleva erään työnhakijan LinkedInissä julkaisema kuva on tähän päivään mennessä saavuttanut LinkedInissä 1 300 tykkäystä ja reilut 70 kommenttia. Muistatko yhtään vastaavaa tilannekuvaa, jolla olisi yhtä paljon peukuttajia? En minäkään.

Kun jokainen tykkäys näkyy kuvasta tykänneen verkostoille ja on saavuttanut myös Twitterissä huomattavan määrän yleisöä, on tämä kuva näkynyt varovastikin arvioiden kymmenientuhansien LinkedIn- ja Twitter-feedissä. Viesti noteerattiin myös kunniamaininnalla CXPA Finlandin asiakkuuskokemusten päivässä tiistaina 7. lokakuuta.

 

Descomin henkilöstöjohtaja Minna Limingan kiitoskirje työnhakijalle, joka ei tullut valituksi avoimeen tehtävään
Descomin henkilöstöjohtaja Minna Limingan kiitoskirje työnhakijalle, joka ei tullut valituksi avoimeen tehtävään

 1. Ei sääntö vaan poikkeus

Miten näin pieni ele saa näin paljon huomiota? Sen vuoksi, että valtaosa yrityksistä hoitaa hakijaviestinnän todella huonosti. Tällainen positiivisen hakijakokemuksen tuottava ele on siis harvinainen poikkeus. Toisinaan viestintää ei ole lainkaan työnhakijan suuntaan; ei hakemuksen vastaanottokuittausta, ei väliaikatietoja, ei tietoa prosessin mahdollisesta venymisestä, ei viestiä hakijoille edes siinä vaiheessa kun valinta on tehty.

”Työhakemus on kohteliaisuus, johon on hyvä vastata.” -Minna Liminka

2. Ajan puute on huono tekosyy

Huonoa hakijaviestintää puolustellaan usein ajan puutteella. Olen sitä mieltä, että aikaa löytyy aina asioille, jotka koetaan tärkeiksi. Toisin sanoen olen sitä mieltä, että hakijaviestinnän huono tola johtuu siitä, että työnhakijoita ei arvosteta tarpeeksi. Maksimoitko tai maksimoiko rekrytointikumppanisi voittoa hakijaviestinnän kustannuksella? Vai onko tavoitteesi konkreettisen onnistuneen rekrytoinnin lisäksi rakentaa pitkäkestoista ja kauaskantoista työnantajamielikuvaa? Kysymyksiä, joita kannattaa miettiä jos hakijaviestintä ja sen kehittäminen ovat yrityksesi prioriteettilistalla viimeisimpinä.

3. Mitä väliä?

Minulta kysyttiin muutama viikko sitten, mitä väliä niillä kymmenillä ei valituiksi tulleilla hakijoilla on kunhan se valituksi tullut hoidetaan hyvin. Nehän on vaan muutama kymmenen työnhakijaa. Kyseessä ei ole ainoastaan muutama kymmenen hakijaa vaan myös heidän verkostonsa. Harward Business Reviewn tutkimuksen mukaan:

  • 25 % of customers are likely to say something positive about their customer service experience
  • 65 % are likely to speak negatively
  • 23 % of customers who had a positive service interaction told 10 or more people about it
  • 48 % of customers who had negative experiences told 10 or more others

Tutkimus koski asiakaskokemusta, mutta miksei se pätisi myös työnhakijakokemukseen; työnhaku on henkilökohtainen ja tunteita herättävä asia, josta keskustellaan paljon ystävien ja tuttavien kanssa.

Työnhakija on HR:n/rekrytointiammattilaisen asiakas siinä missä rekrytoiva esimieskin.

Otetaan konkreettinen esimerkki: Viisi rekrytointiprosessia, joissa kussakin 50 hakijaa, joista yksi tulee valituksi. 5 valituksi tullutta ja 245 huonoa hakijakokemusta. Tutkimuksen pohjalta voi siis laskea seuraavasti:

Viidestä valituksi tulleesta yksi levittää hyvää viestiä suusta suuhun kymmenelle, kun taas noiden 245:n verkostoissa negatiivinen viesti leviää sadoille korville. Ja toisinaan hyvät ja huonot kokemukset lähtevät viraaleiksi, kuten tässä Descomin tapauksessa.

4. Aito kokemus vs. maksettu markkinointiviesti

Mitä tämä viraaliksi lähtenyt viesti Descomille maksoi? Minnan ajan kirjoittaa tuo kirje sekä leffalippujen ja postikulujen verran. Mitä Descom tästä sai? Näkyvyyden tuhansien potentiaalisten työntekijöiden ja asiakkaiden ammatillisessa verkostossa. Näkyvyyttä työnhakijan suulla aitoon kokemukseen perustuen. Parhainta tässä mielestäni on se, että Minnan tuntien tiedän, ettei kirjettä edes ole tarkoitettu markkinointiviestiksi, vaan Minna ja Descomin väki todella aidosti arvostavat jokaista työnhakijaa.

5. Hakijakokemuksella uskottavuutta ydinliiketoimintaan

Tämä kuva ei edesauta Descomin uskottavuutta ainoastaan osaajiaan arvostavana työnantajana vaan myös ydinliiketoiminnassa. Descom auttaa asiakkaitaan rakentamaan asiakaskokemuksesta kilpailuedun. Tieto hyvän hakijakokemuksen tuottamisesta luo mielikuvaa siitä, että yritys on varmasti myös asiakaskokemuksen rautainen asiantuntija.

Ja vaikkei yrityksen palveluvalikoimalla olisikaan suoraan mitään tekemistä asiakaskokemuksen kanssa, on asiakaskokemus joka tapauksessa hyvä kilpailuvaltti yritykselle kuin yritykselle. Eikö tästä eleestä tule sellainen fiilis, että yritys hoitaa varmasti hyvin myös asiakkuutensa? Ei yhtään hullumpaa viestiä potentiaalisten asiakkaiden suuntaan.

6. Huono hakijakokemus, menetetty asiakas

Kaikkiin ostopäätöksiimme vaikuttavat aina faktojen lisäksi tunteet. Kuvan kommenteissa on muutama viesti siitä, ettei hakija enää huonon kokemuksen jälkeen osta yrityksen tuotetta/palvelua. Huono hakijakokemus on siis riski menettää asiakkaita ja jatkossa huonon kokemuksen saaneen verkostoissa olevia potentiaalisia työnhakijoita.

Pätee totta kai myös B2B-toimintaan. Jos ajattelet asiaa ostajan näkökulmasta ja ostopäätöstäsi edeltävällä loppusuoralla on kaksi yritystä, joista toisesta olet kuullut verkostoistasi hyvää (missä tahansa asiayhteydessä) ja toisesta et mitään tai jotain huonoa, kumman todennäköisimmin valitset? Sitähän minäkin.

Et myöskään voi koskaan tietää, missä seuraavan kerran törmäät tuohon huonon kokemuksen saaneeseen työnhakijaan. Hän voi hyvin olla tulevaisuudessa se, jolta sinä haluat jotakin, vaikkapa juuri se potentiaalinen asiakas. Miten uskot henkilön tuolloin suhtautuvan sinuun ja yritykseesi?

Hyvällä hakijakokemuksella et siis ainoastaan rakenna mainiota työnantajakuvaa vaan myös uskottavuutta ydinliiketoimintaasi.

7 askelta hakijahävikin taklaamiseen

7 askelta hakijahävikin taklaamiseen

 

Harva rekrytoija hoksaa miten paljon hakijakatoa labyrinttimäiset verkkosivut ja kilometrien mittaiset aikakatkaisulla varustetut hakulomakkeet voivat pahimmillaan aiheuttaa. Oletko koskaan kokeillut itse kauanko yrityksesi hakemusprosessi kestää?

Hakemuksen lähettämisen lisäksi aikaa vievät mm. CV:n päivitys, hakemuskirjeen kirjoittaminen sekä mahdollisten muiden vaadittujen liitetiedostojen valmistelu. Harkitse siis tarkkaan mitä tietoja ja dokumentteja todella tarvitset hakijalta soveltuvuuden esiarviointiin, ja pyydä vain niitä.

Alati kovenevassa osaajakilpailussa yritysten tulisi pystyä tarjoamaan myös nopea tapa jättää hakemus, tai se on vaarassa menettää osan parhaista hakemuksista.

Jos rekrytoit itse, tee tämä testi nyt: Mene yrityksesi etusivulle, laita sekuntikello ruksuttamaan ja hae yhtä työtehtävää. Sammuta sekuntikello vasta kun hakemus on lähtenyt. Hakemusruljanssin kestoa analysoidessasi huomaa vielä se, että työnhakijasta poiketen sinä todennäköisesti tunnet paremmin yrityksesi verkkosivut ja hakemuksen täytön.

Jos sinulla menivät hermot, sivut tilttasivat tai käytetty aika ylitti 5 minuuttia, kokeile näitä keinoja hakijahävikin taklaamiseksi:

1. Linkkaa työpaikkoihin heti etusivulta

Yrityksesi verkkosivujen etusivu on kävijämäärältään suurin ja sen perusteella hakijat sekä asiakkaasi muodostavat ensivaikutelman yrityksestä. Useimmiten rekrytointi liitetään yrityksen menestykseen, joten älä piilota linkkiä työpaikat-osioon monen klikkauksen taakse vaan anna hakijan löytää suorin tie työpaikkoihin heti etusivulta. Voit myös aloittaa työnantajakuvan kehittämisen etusivulta esimerkiksi lisäämällä hymyilevien, mieluiten omien työntekijöiden kuvia (ei siis kuvapankkikuvia).

2. Yrityskulttuuri edellä

Urasivuilla sisältö ei saisi tyssätä työpaikkailmoituksiin ja uratarinoihin. Jokaisella yrityksellä on heille ominainen kulttuuri, joka muodostuu ihmisistä sekä heidän kohtaamisistaan. Yrityskulttuuri myös kiinnostaa hakijoita erittäin paljon niin miksi piilotella sitä? Kerro urasivuilla minkälaisia olette, mistä olette ylpeiltä, mitä arvostatte työyhteisössä ja mitä asioita juhlistatte yhdessä.

3. Muista mobiilikäyttäjät

Älypuhelimen tai tabletin kautta tapahtuva verkon (eli myös työpaikkojen) selaaminen on kasvanut maailmanlaajuisesti vuodessa yhteensä lähes 10%. Jos yrityksesi verkkosivut eivät vielä skaalaudu kauniisti mobiiliaitteille on nyt viimeistään hyvä hetki tehdä asialle jotain. On myös huomaavaista hakijaa kohtaan antaa tälle mahdollisuus lähettää linkki kiinnostavasta työpaikasta omaan sähköpostiinsa myöhempää hakemuksen täyttämistä varten.

4. Hakutoiminnallisuudella helppoutta

Nouseva trendi verkkosivuilla on hakutoiminnallisuuden lisääminen työpaikat-osioon, joka hakuvalikkoviidakon sijaan antaa hakijalle nopean väylän etsiä vaikkapa markkinointiin liittyviä tai Helsingissä sijaitsevia työpaikkoja. Suomessa TE-toimisto on näyttänyt esimerkkiä ja ottanut käyttöön työpaikkojen pikahaun etusivullaan, sillä juuri työpaikkoja suurin osa heidän sivujensa kävijöistä hakee kuitenkin. Kansainvälisistä yrityksistä mm. Googlelta löytyy vastaava toiminnallisuus Careers-etusivulta (mikä ei sinänsä yllätä ketään).

 5. Apply with LinkedIN

Jo yli 700.000 suomalaista on rekisteröitynyt LinkedIN:iin (tilanne 16.9.2014). Määrä kasvaa räjähdysmäisesti; uusia profiileja on luotu viimeisen 6kk aikana lähes 60 000 lisää. Rekrytoiva yritys voi helpottaa työnhakijan tuskaa lisäämällä omaan rekrytointijärjestelmään Apply with LInkedIN –napin, joka imee hakijan ajantasaisesta LinkedIN-profiilista tiedot suoraan hakemukseen. Kuinka kätevää!

6. Chattaa!

Moni suomalainen yritys on ottanut käyttöön asiakkailleen tarkoitetun verkkosivuilla automaattisesti aukeavan asiakaspalvelun chat-ominaisuuden. Kannusta myös työnhakijoita kysymään chatista ja brieffaa asiakaspalvelijasi rekrytoinnin yleisistä kysymyksistä. Näin lisäät helposti ja nopeasti rekrytoinnin vuorovaikutusta.

7. Sitouta, sitouta, sitouta

Kun olet tehnyt suuren työn markkinoidessasi ja innostaessasi yrityksestäsi kiinnostuneita henkilöitä, älä anna heidän tippua kyydistä. Anna hakijoille mahdollisuus rekisteröityä vastaanottamaan automaattinen sähköpostikuittaus uusista, heitä kiinnostavista työpaikoista. Hakijakirjeessä voit antaa hakijalle sitouttamismielessä vielä lisätietoja yrityksesi uramahdollisuuksista sekä tapahtumista, jossa yrityksesi edustajia voi päästä tapaamaan.

Kunnioita työnhakijoita kuten asiakkaitasi. Esimerkiksi tamperelainen ohjelmistoyritys Vincit on juuri antanut julkisen yhden päivän hakemuksenkäsittelytakuun. Ja jos lupaat jotain niin pidä siitä kiinni!

Näyttökuva 2014-9-24 kello 9.35.24

Kirjoittaja on Eminen aiempi asiantuntija Kati Kitti, jonka sydäntä lähellä ovat erinomaiset hakijakokemukset ja sujuvat rekrytointiprosessit. Inspiraation lähteenä kirjoitukseen on toiminut Chantelle Jonesin bloggaus. Kuva on napattu täältä.