Blog : rekrytointiprosessi

8 syytä, miksi rekryprosessi kannattaa toteuttaa rekryprojektina – Podcast jakso 30

8 syytä, miksi rekryprosessi kannattaa toteuttaa rekryprojektina – Podcast jakso 30

Mitä rekrytointiprojekti tarkoittaa?

Mitä eroa on rekryprosessilla ja rekryprojektilla?

Miksi rekrytointiprosessi kannattaa muuntaa rekrytointiprojektiksi?

Tämä jakso jatkaa viime viikolla aloittamaani aihetta, nimittäin projektisuunniteltu rekrytointiprosessi. Viime viikon jaksossa käsittelin aihetta aikatauluttamisen kulmasta. Kerroin esimerkin, miten aikatauluttaa rekrytointiprosessi, kun tiedossa on päivämäärä, jona uuden työntekijän haluttaisiin aloittavan työsuhteessa.

Tässä jaksossa käsittelen rekrytointiprosessia erityisesti siitä kulmasta, miten me rekrytointeja tukevat ja luotsaavat HR-ammattilaiset sitoutamme rekrytoivat esimiehet sekä muut mahdolliset organisaatiossamme rekrytointipäätöksen vaikuttavat kollegamme viemään rekrytointiprosessi läpi tehokkaasti suunnitellussa aikataulussa.

Rekrytointiprosessi ja rekrytointiprojekti – mitä eroa?

Rekrytointiprosessi

  • Rekrytointiprosessi on kuvattu tai kuvaamatta jätetty toimintaohje siitä, mikä on ideaali tapa viedä yksittäinen rekrytointitoimi läpi. 
  • Rekrytointiprosessin omistajuus vaihtelee organisaatioissa.
    • Vaikuttaisi siltä, että erityisesti korporaatiokokoisissa organisaatioissa rekrytointiprosessien omistajuus tuntuisi olevan pääsääntöisesti rekrytoivalla esimiehellä.
    • HR:n rooli on tällöin rekrytointiprosessin käynnistämisen tukemisessa. 
    • Tällöin rekrytoiva esimies vastaa prosessin kokonaisaikataulusta ja läpiviennistä sillä tahdilla ja tyylillä, joka hänelle tuntuu luontevimmalta.
    • Virallinen rekrytointiprosessi on usein tavoitetila, muttei välttämättä todellinen toteutustapa.
  • Paljon rekrytoiviin kasvuyrityksiin rakennetaan ennen pitkää rekrytoinnit omistava funktio, jota pyörittävät rekrytointitehtävää täyspäiväisesti toimittavat HR-asiantuntijat.
    • Tällöin rekrytointiprosessit ovat tasalaatuisempia ja myös hakijakokemusta pystytään johtamaan paremmin.

Rekrytointiprojekti

  • Rekrytointiprojekti on projektisuunniteltu, aikataulutettu ja projektijohdettu rekrytointiprosessi.  
  • Rekrytointiprojektin omistajuus on rekrytointiammattilaisten pyörittämässä funktiossa.
  • Rekrytointiprojekteina johdetut rekrytointiprosessit voidaan toteuttaa ripeämmin ja tehokkaammin, ja hakijakohtaiset tarpeet huomioida paremmin.
  • Vaiheiden etukäteissuunnittelu ja harkittu aikataulutus mahdollistaa rekrytointitehokkuuden, sillä suunnitelmallisuus ja projektijohtaminen pitävät yksittäiset rekrytoinnit aikataulussaan.
  • Yksittäisiin rekrytointeihin osallistuvat esimiehet ja muut sisäiset päätöksentekijät sitoutuvat projektiin paremmin kuin prosessiin, koska heidän osuutensa on etukäteen aikataulutettu heidän omiin kalentereihinsa yhdessä heidän kanssaan.
  • Lomat, työmatkat ja muut tiedossa olevat työsumat on kyetty etukäteen ennakoimaan ja aikataulutus on tehty nämä huomioiden. 
  • Rekrytointiprojekti mahdollistaa helpommin paremmat hakijakokemukset, koska optimoitu suunnitelma ja aikatauluun sitoutuneet rekrytoivat päätöksentekijät mahdollistavat tarkemman projektiviestinnän myös hakijoiden suuntaan.
  • Rekrytointipäätöksenteon viivästyminen voidaan minimoida tai jopa poistaa.
  • Tiukkakin uuden työsuhteen aloitusaika onnistuu varmemmin rekrytointiprojektissa.

Vaikuttava työnantajabrändi© -podcastista

Eminen Susanna Rantasen juontama Vaikuttava työnantajabrändi© -podcast on suunnattu moderneille HR-ammattilaisille, jotka haluavat vaikuttaa omalla työllään edustamansa yrityksen liiketoimintastrategian toteuttamiseen ja bisneksen tavoitteiden saavuttamiseen. @rantanensusanna jakaa viikoittain käytännön vinkkejä, ideoita ja kokemuksia siitä, miten yritys voi vaikuttaa määrittämiinsä talent-yleisöihin modernin työnantajabrändin rakentamisen, eli tarinallistamisen ja HR-sisältömarkkinoinnin keinoin.

Tässä podcast-jaksossa kerron 8 syytä, miksi rekrytointiprosessi kannattaa toteuttaa rekrytointiprojektina.

Kuuntele jakso

 

Kuuntele jakso Soundcloudissa

Jakson kesto: 33:43 min

Ensi viikolla käynnistyy useamman jakson sarja ”employer brandingistä”. Tulemme pureutumaan aiheeseen tarkemmin muun muassa työnantajabrändäyksen historian, siihen vaikuttavien megatrendien sekä työnantajabrändäyksen tulevaisuuden kulmista. Kuullaan paremmin!

 

Projektisuunniteltu rekrytointiprosessi – Podcast jakso 29

Projektisuunniteltu rekrytointiprosessi – Podcast jakso 29

Miten rekrytointiprosessi projektisuunnitellaan ja aikataulutetaan järkevästi?

Mitä rekrytointiprosessin projektisuunnittelu tarkoittaa?

Miksi rekrytointiprosessi ylipäätään kannattaa projektisuunnitella?

Mitä vaikutusta kalenterivuoden tapahtumilla on rekrytointiprosesseihin?

Miten lomakaudet kannattaa huomioida rekrytointiprosessien aikatauluttamisessa?

Aiotteko palkata uusia työntekijöitä vielä ensimmäisen kvartaalin aikana?

Uusi vuosi käynnistää kasvuyrityksissä usein myös rekrytointiprosessi-puheet. Monessa yrityksessä saatetaan ajatella joululomilta palatessa, että uuden työsuhteen käynnistyminen vielä ensimmäisen kvartaalin aikana on realistinen ja helposti toteutuva tavoite. 

Tässä Vaikuttava Työnantajabrändi -podcastin kauden 2 ensimmäisessä jaksossa Susanna käy kuvitteellisen esimerkin avulla läpi, miten realistista uuden työsuhteen käyntiin saaminen ensimmäisen kvartaalin aikana on, ja milloin on syytä aloittaa, jos tässä tavoitteessa onnistumisen haluaa optimoida.

2 syytä, miksi rekrytointiprosessi kannattaa aloittaa viipymättä tammikuun alussa:

 

(1) Tammikuun alkupuolella on vähemmän kilpailua, sillä yritykset aktivoituvat tyypillisesti rekrytoimaan vasta kuun loppua kohden.

Onnistumisen maksimoimiseksi kasvuyrityksen kannattaa olla ensimmäisenä liikkeellä tehokkaan ja hyvin projektisuunnitellun prosessin kanssa. 

(2) Helmikuussa alkaa koko loppukvartaalin kestävä talvilomarintama, joka vaikeuttaa tavoittavuutta ja hidastaa etenemistä.

Helmikuiset koulujen hiihtolomat käynnistävät pääsiäisen ylitse kulkevan talvilomarintaman.  Tänä vuonna pääsiäinen on vasta maalis-huhtikuun vaihteessa. Talvilomarintama tuo joka vuosi ylimääräisen haasteen ensimmäisen kvartaalin rekrytoinneille.

Sen lisäksi, että omat rekrytointiprosessiin ja päätöksentekoon osallistuvat työntekijämme ja päällikkömme pitävät talvilomiaan vuoroviikoin, myös rekrytoinnin kohdeyleisö pitää lomiaan. Ne, joilla ei ole kouluikäisiä lapsia välttävät talvilomansa ajoittamista hiihtolomaviikoille. 

Jos emme huomioi aikatauluissa tätä kohta päällemme vyöryvää loma-aaltoa, joudumme joko tekemään kompromisseja valintojen suhteen tai kokemaan harmillista projektin pitkittymistä, joka tulee vaikuttamaan sekä hakijakokemukseen että rekrytoinnissa onnistumiseen. Saattaa nimittäin olla niin, että kilpailija oli suunnitellut rekrytointiprosessinsa paremmin ja tästä syystä ne ”parhaat hakijat” päätyvätkin etenemään kilpailijoiden prosesseissa.

Kuuntele jakso

 

Kuuntele jakso Soundcloudissa

Jakson kesto: 20:29

Vaikuttava työnantajabrändi© -podcastista

Eminen Susanna Rantasen juontama Vaikuttava työnantajabrändi© -podcast on suunnattu moderneille HR-ammattilaisille, jotka haluavat vaikuttaa omalla työllään edustamansa yrityksen liiketoimintastrategian toteuttamiseen ja bisneksen tavoitteiden saavuttamiseen. @rantanensusanna jakaa viikoittain käytännön vinkkejä, ideoita ja kokemuksia siitä, miten yritys voi vaikuttaa määrittämiinsä talent-yleisöihin modernin työnantajabrändin rakentamisen, eli tarinallistamisen ja HR-sisältömarkkinoinnin keinoin.

3 lukuvinkkiä rekrytointionnistumiseen:

Tiedätkö, milloin on optimaalisinta aloittaa rekrytointi?

Kärkiosaajien sielunelämää

Hidas rekrytointi ei pysy kokeneen konkarin tahdissa

Älä unohda rekrytointionnistumiseen liittyviä Eminen valmennuksia

Hakijakokemuspaja 19.1 ja 13.3 >>

Vaikuttavampi työpaikkailmoitus 1.2 >>

 

Rekryn päättäminen – miten muotoilla hakijakokemuksen vaikein osa?

Rekryn päättäminen – miten muotoilla hakijakokemuksen vaikein osa?

Rekryn päättäminen kunnialla valitsematta jääneille talenteille on taitolaji, joka vaatii ajatusta ja ripauksen hienovaraisuutta.

Vetovoimaisessa rekrytoinnissa torjutuksi tuleminen voi olla henkinen takaisku työnhakijalle, mutta itse torjuminen ei myöskään ole niin yksiselitteisen helppo juttu. Pikaisesti ja välinpitämättömästi muotoiltu geneerinen vastaus ei suoraan sanoen vastaa enää nykypäivän rekryviestinnän etikettiä ja talent-yleisön odotuksen mukaisia tarpeita.

Miten ilmoittaa hyvälle työnhakijalle ikävä uutinen? Tässä tekstissä keskitytään hakijan polun yhden pisteen päätökseen ja siihen, miten torjua kunnioittavasti talent, joka on yritykselle potentiaalinen tekijä tulevaisuudessa.

 

Rekryn päättäminen

Olen itse nähnyt vuosien saatossa liian monta kehnosti ilmaistua, copypastettua ja massapostitettua valintaeikohdistunutsinuun-viestiä, joiden kautta olen pohtinut, miten sen voi tehdä paremmin. Kyseessä on yksi tärkeimmistä rekrytointiprosessin viesteistä, joten eikö siihen olisi siis syytä kiinnittää huomiota?

Tässä muutama keino, joilla voit antaa toivonkipinää tulevaisuuteen ja tehdä torjuvan viestin pohjavireestä hieman positiivisemman.

Kerro, mitä talent teki hyvin ja missä hän vakuutti

Tämä vastaus on erityisen olennainen, jos talent on käynyt haastateltavana – siihen on ollut syynsä, miksi hänet on haluttu tavata. Kerro se siis hänelle. Voit kehua häntä myös niissä asioissa, joissa hän onnistui rekrytoinnissa, kuten vaikkapa hienosti hoidetussa videohaastattelussa tai näyttävän työportfolion laatimisessa. Yhtälailla tärkeää on kertoa, miksi rekrytointi hänen osaltaan päättyy. Sen voi näkökulmittaa siten, että kertoo, millä osaamisperusteilla jatkoon päässeet on valittu. Täten et arvota hakijan osaamista tylyn kuuloisesti.

Tällaiset pienet huomiot merkitsevät paljon, sillä se välittää viestin ihmiseltä ihmiselle, antaen vastaanottajalle huomioiduksi tulemisen tunteen. Samalla välität hänelle arvokasta tietoa siitä, mitä olette hänen taidoissaan arvostaneet. Näin rekryn päättäminen näyttäytyy hakijalle hieman valoisammissa tunnelmissa.

Yksi tärkeimmistä rekryprosessin viesteistä ansaitsee aikaa ja ajatusta. Sen ei pitäisi olla nopeasti hutaistu viesti, jolla rekrytoija hoitaa itselleen epämieluisen velvollisuuden alta pois.

Kutsu sisäpiiriin

Mikäli yrityksellänne on talenteille luotu Facebook- tai LinkedIn-ryhmä, jossa esimerkiksi käydään ammatillista keskustelua, jaetaan tietoa ja ilmoitetaan avoimista positioista, kannattaa edukseen rekrytoinnissa esiintynyt talent kutsua mukaan. Ei siis pyytää liittymään, vaan kutsua.

Tämän voisi muotoilla esimerkiksi seuraavasti: ”Vaikka joudumme kertomaan tämän ikävän uutisen, olet esimerkillinen alasi ammattilainen. Siksi haluaisimme kutsua sinut ryhmään, jossa kuulet ensimmäisten joukossa alan uusista tuulista, pääset verkostoitumaan ja kuulet myös avoimista, mahdollisesti sinua kiinnostavista työmahdollisuuksista meillä.”

Jos tällainen ryhmä on olemassa, kannattaa siitä tehdä talent-yleisölle relevantti infromaatiofoorumi, joka tuottaa keskustelun ja tiedon kautta välitöntä lisäarvoa jäsenilleen.

Pyydä lupaa hakemuksen säilyttämiseen

Näin annat hakijalle ”Näemme sinussa potentiaalia” -viestin ja välität mielikuvan yrityksestä, joka kasvaa ja etsii joukkoonsa juuri hänenlaisiaan tekijöitä. Näen kyseisen tekstin henkilökohtaisen kirjoittamisen erittäin tärkeänä, vaikka lähes kaikissa rekrytoinneissa kysytään nykyään lomakkeen yhteydessä lupa tietojen säilyttämiseen. Tärkeää tämä on siksi, että kommunikaatio tapahtuu jälleen kerran ihmiseltä ihmiselle.

Menettelemällä tällä tavalla annat talentille uskoa siihen, että hänen puhelimensa voi jonain päivänä soida, kun hänen osaamistaan vastaava paikka on avoinna.

Yksilöi rekryn päättäminen, jos se vain on mahdollista

Yksi tärkeimmistä rekryprosessin viesteistä ansaitsee aikaa ja ajatusta. Sen ei pitäisi olla nopeasti hutaistu viesti, jolla rekrytoija hoitaa itselleen epämieluisen velvollisuuden alta pois. Älykkäästi ja ihmisläheisesti kirjoitettu rekryprosessin päättymisviesti rakentaa työnantajamielikuvaa ja luo pitkäjänteisyyttä tuleviin rekrytarpeisiin.

Yrityksen kannalta hyväksi havaittu tulevaisuuden tekijä hakee todennäköisesti uudelleen sopivan tilaisuuden tullen, jos häntä on kohdeltu hyvin läpi matkan.

***

Onko hakijakokemus sinulle tärkeä aihe? Järjestämme Hakijakokemuspajan 13. maaliskuuta 2018, johon toivotamme sinut lämpimästi tervetulleeksi! Tästä workshopista saat runsaasti ideoita, keinoja ja näkemystä vaikuttavan hakijakokemuksen muotoiluun. Lue lisää ja varaa paikkasi ennen kuin ne loppuvat!