Blog : TYÖNANTAJAKUVA

8 syytä, miksi rekryprosessi kannattaa toteuttaa rekryprojektina – Podcast jakso 30

8 syytä, miksi rekryprosessi kannattaa toteuttaa rekryprojektina – Podcast jakso 30

Mitä rekrytointiprojekti tarkoittaa?

Mitä eroa on rekryprosessilla ja rekryprojektilla?

Miksi rekrytointiprosessi kannattaa muuntaa rekrytointiprojektiksi?

Tämä jakso jatkaa viime viikolla aloittamaani aihetta, nimittäin projektisuunniteltu rekrytointiprosessi. Viime viikon jaksossa käsittelin aihetta aikatauluttamisen kulmasta. Kerroin esimerkin, miten aikatauluttaa rekrytointiprosessi, kun tiedossa on päivämäärä, jona uuden työntekijän haluttaisiin aloittavan työsuhteessa.

Tässä jaksossa käsittelen rekrytointiprosessia erityisesti siitä kulmasta, miten me rekrytointeja tukevat ja luotsaavat HR-ammattilaiset sitoutamme rekrytoivat esimiehet sekä muut mahdolliset organisaatiossamme rekrytointipäätöksen vaikuttavat kollegamme viemään rekrytointiprosessi läpi tehokkaasti suunnitellussa aikataulussa.

Rekrytointiprosessi ja rekrytointiprojekti – mitä eroa?

Rekrytointiprosessi

  • Rekrytointiprosessi on kuvattu tai kuvaamatta jätetty toimintaohje siitä, mikä on ideaali tapa viedä yksittäinen rekrytointitoimi läpi. 
  • Rekrytointiprosessin omistajuus vaihtelee organisaatioissa.
    • Vaikuttaisi siltä, että erityisesti korporaatiokokoisissa organisaatioissa rekrytointiprosessien omistajuus tuntuisi olevan pääsääntöisesti rekrytoivalla esimiehellä.
    • HR:n rooli on tällöin rekrytointiprosessin käynnistämisen tukemisessa. 
    • Tällöin rekrytoiva esimies vastaa prosessin kokonaisaikataulusta ja läpiviennistä sillä tahdilla ja tyylillä, joka hänelle tuntuu luontevimmalta.
    • Virallinen rekrytointiprosessi on usein tavoitetila, muttei välttämättä todellinen toteutustapa.
  • Paljon rekrytoiviin kasvuyrityksiin rakennetaan ennen pitkää rekrytoinnit omistava funktio, jota pyörittävät rekrytointitehtävää täyspäiväisesti toimittavat HR-asiantuntijat.
    • Tällöin rekrytointiprosessit ovat tasalaatuisempia ja myös hakijakokemusta pystytään johtamaan paremmin.

Rekrytointiprojekti

  • Rekrytointiprojekti on projektisuunniteltu, aikataulutettu ja projektijohdettu rekrytointiprosessi.  
  • Rekrytointiprojektin omistajuus on rekrytointiammattilaisten pyörittämässä funktiossa.
  • Rekrytointiprojekteina johdetut rekrytointiprosessit voidaan toteuttaa ripeämmin ja tehokkaammin, ja hakijakohtaiset tarpeet huomioida paremmin.
  • Vaiheiden etukäteissuunnittelu ja harkittu aikataulutus mahdollistaa rekrytointitehokkuuden, sillä suunnitelmallisuus ja projektijohtaminen pitävät yksittäiset rekrytoinnit aikataulussaan.
  • Yksittäisiin rekrytointeihin osallistuvat esimiehet ja muut sisäiset päätöksentekijät sitoutuvat projektiin paremmin kuin prosessiin, koska heidän osuutensa on etukäteen aikataulutettu heidän omiin kalentereihinsa yhdessä heidän kanssaan.
  • Lomat, työmatkat ja muut tiedossa olevat työsumat on kyetty etukäteen ennakoimaan ja aikataulutus on tehty nämä huomioiden. 
  • Rekrytointiprojekti mahdollistaa helpommin paremmat hakijakokemukset, koska optimoitu suunnitelma ja aikatauluun sitoutuneet rekrytoivat päätöksentekijät mahdollistavat tarkemman projektiviestinnän myös hakijoiden suuntaan.
  • Rekrytointipäätöksenteon viivästyminen voidaan minimoida tai jopa poistaa.
  • Tiukkakin uuden työsuhteen aloitusaika onnistuu varmemmin rekrytointiprojektissa.

Vaikuttava työnantajabrändi© -podcastista

Eminen Susanna Rantasen juontama Vaikuttava työnantajabrändi© -podcast on suunnattu moderneille HR-ammattilaisille, jotka haluavat vaikuttaa omalla työllään edustamansa yrityksen liiketoimintastrategian toteuttamiseen ja bisneksen tavoitteiden saavuttamiseen. @rantanensusanna jakaa viikoittain käytännön vinkkejä, ideoita ja kokemuksia siitä, miten yritys voi vaikuttaa määrittämiinsä talent-yleisöihin modernin työnantajabrändin rakentamisen, eli tarinallistamisen ja HR-sisältömarkkinoinnin keinoin.

Tässä podcast-jaksossa kerron 8 syytä, miksi rekrytointiprosessi kannattaa toteuttaa rekrytointiprojektina.

Kuuntele jakso

 

Kuuntele jakso Soundcloudissa

Jakson kesto: 33:43 min

Ensi viikolla käynnistyy useamman jakson sarja ”employer brandingistä”. Tulemme pureutumaan aiheeseen tarkemmin muun muassa työnantajabrändäyksen historian, siihen vaikuttavien megatrendien sekä työnantajabrändäyksen tulevaisuuden kulmista. Kuullaan paremmin!

 

Projektisuunniteltu rekrytointiprosessi – Podcast jakso 29

Projektisuunniteltu rekrytointiprosessi – Podcast jakso 29

Miten rekrytointiprosessi projektisuunnitellaan ja aikataulutetaan järkevästi?

Mitä rekrytointiprosessin projektisuunnittelu tarkoittaa?

Miksi rekrytointiprosessi ylipäätään kannattaa projektisuunnitella?

Mitä vaikutusta kalenterivuoden tapahtumilla on rekrytointiprosesseihin?

Miten lomakaudet kannattaa huomioida rekrytointiprosessien aikatauluttamisessa?

Aiotteko palkata uusia työntekijöitä vielä ensimmäisen kvartaalin aikana?

Uusi vuosi käynnistää kasvuyrityksissä usein myös rekrytointiprosessi-puheet. Monessa yrityksessä saatetaan ajatella joululomilta palatessa, että uuden työsuhteen käynnistyminen vielä ensimmäisen kvartaalin aikana on realistinen ja helposti toteutuva tavoite. 

Tässä Vaikuttava Työnantajabrändi -podcastin kauden 2 ensimmäisessä jaksossa Susanna käy kuvitteellisen esimerkin avulla läpi, miten realistista uuden työsuhteen käyntiin saaminen ensimmäisen kvartaalin aikana on, ja milloin on syytä aloittaa, jos tässä tavoitteessa onnistumisen haluaa optimoida.

2 syytä, miksi rekrytointiprosessi kannattaa aloittaa viipymättä tammikuun alussa:

 

(1) Tammikuun alkupuolella on vähemmän kilpailua, sillä yritykset aktivoituvat tyypillisesti rekrytoimaan vasta kuun loppua kohden.

Onnistumisen maksimoimiseksi kasvuyrityksen kannattaa olla ensimmäisenä liikkeellä tehokkaan ja hyvin projektisuunnitellun prosessin kanssa. 

(2) Helmikuussa alkaa koko loppukvartaalin kestävä talvilomarintama, joka vaikeuttaa tavoittavuutta ja hidastaa etenemistä.

Helmikuiset koulujen hiihtolomat käynnistävät pääsiäisen ylitse kulkevan talvilomarintaman.  Tänä vuonna pääsiäinen on vasta maalis-huhtikuun vaihteessa. Talvilomarintama tuo joka vuosi ylimääräisen haasteen ensimmäisen kvartaalin rekrytoinneille.

Sen lisäksi, että omat rekrytointiprosessiin ja päätöksentekoon osallistuvat työntekijämme ja päällikkömme pitävät talvilomiaan vuoroviikoin, myös rekrytoinnin kohdeyleisö pitää lomiaan. Ne, joilla ei ole kouluikäisiä lapsia välttävät talvilomansa ajoittamista hiihtolomaviikoille. 

Jos emme huomioi aikatauluissa tätä kohta päällemme vyöryvää loma-aaltoa, joudumme joko tekemään kompromisseja valintojen suhteen tai kokemaan harmillista projektin pitkittymistä, joka tulee vaikuttamaan sekä hakijakokemukseen että rekrytoinnissa onnistumiseen. Saattaa nimittäin olla niin, että kilpailija oli suunnitellut rekrytointiprosessinsa paremmin ja tästä syystä ne ”parhaat hakijat” päätyvätkin etenemään kilpailijoiden prosesseissa.

Kuuntele jakso

 

Kuuntele jakso Soundcloudissa

Jakson kesto: 20:29

Vaikuttava työnantajabrändi© -podcastista

Eminen Susanna Rantasen juontama Vaikuttava työnantajabrändi© -podcast on suunnattu moderneille HR-ammattilaisille, jotka haluavat vaikuttaa omalla työllään edustamansa yrityksen liiketoimintastrategian toteuttamiseen ja bisneksen tavoitteiden saavuttamiseen. @rantanensusanna jakaa viikoittain käytännön vinkkejä, ideoita ja kokemuksia siitä, miten yritys voi vaikuttaa määrittämiinsä talent-yleisöihin modernin työnantajabrändin rakentamisen, eli tarinallistamisen ja HR-sisältömarkkinoinnin keinoin.

3 lukuvinkkiä rekrytointionnistumiseen:

Tiedätkö, milloin on optimaalisinta aloittaa rekrytointi?

Kärkiosaajien sielunelämää

Hidas rekrytointi ei pysy kokeneen konkarin tahdissa

Älä unohda rekrytointionnistumiseen liittyviä Eminen valmennuksia

Hakijakokemuspaja 19.1 ja 13.3 >>

Vaikuttavampi työpaikkailmoitus 1.2 >>

 

Rekryn jälkeen: mistä koostuu hyvä tulokaskokemus?

Rekryn jälkeen: mistä koostuu hyvä tulokaskokemus?

Hyvä tulokaskokemus on valtavan tärkeä, kun puhutaan uuden työntekijän sitoutumisesta yrityksen toimintatapoihin ja kulttuuriin. Tulokaskokemus on likimain suora jatkumo hakijakokemukselle ja siten hyvin vahvasti liitännäinen siihen.

Käytännössä tulokaskokemus muodostuu nähdäkseni seuraavien tekijöiden dialogista:

  1. Kerrottu tieto, eli se, mikä käy ilmi työnhakijalle rekrytointiprosessin aikana.
  2. Subjektiivinen todellisuus, eli se, miten rekrytointiprosessissa kerrottu informaatio vastaa uuden työntekijän kokemusta.

Kyse on siis kerrotun informaation ja subjektiivisen kokemuksen välisestä vuoropuhelusta ja siitä, miten ne vastaavat toisiaan.

Millainen on hyvä tulokaskokemus konkarin näkökulmasta?

Jaan kanssasi tässä tekstissä kokemuksiani ja havaintojani tulokaskokemuksesta ja siitä, miten sen vaikuttavuutta voi lisätä kiinnittämällä huomiota pieniin, mutta merkityksellisiin asioihin.

Hyvä tulokaskokemus

Kivijalka hyvälle tulokaskokemukselle, kun tulokkaana on konkari

Kohtaaminen

Henkilökohtaisesti mieleenpainuvimmat tulokaskokemukset ovat liittyneet pitkälti ihmisten välisiin kohtaamisiin ja aitoon kiinnostukseen uutta kollegaa kohtaan. Koen, että kyse on vuorovaikutteisesta kunnioituksesta, joka rakentaa tervettä, sosiaalista yrityskulttuuria. Esimerkiksi ensimmäinen päiväni Eminessä oli ikimuistoinen juurikin ihmisten ansiosta.

Valmistautuminen

Läppäri, työpiste, tiimin briiffaus – mitä näitä nyt on? Nämä ovat niin sanotusti niitä perusjuttuja, joiden pitäisi olla kunnossa. Se takaa sujuvan startin yhteiselle matkalle ja helpottaa toki paitsi työntekoa, myös työkavereihin tutustumista. Se, miksi tämä itsestäänselvyys on myös konkarin listalla, on se, että perusasioiden puuttuminen vaikuttaa suoraan tulokaskokemukseen ja siihen, millaisena työpaikka näyttäytyy uudelle työntekijälle.

Rooli

Oman roolin ymmärtäminen on kerta toisensa jälkeen auttanut minua pääsemään osaksi työyhteisöä ja antamaan kontribuutioni uudessa toimenkuvassa ja toimintaympäristössä. Tässä asiassa esimiehellä ja tiimin sisäisellä kommunikaatiolla on iso vastuu.

Ja ei, tämä ei tarkoita sitä, että uusi työntekijä ryhtyy sammuttelemaan tulipaloja samalla, kun hänen niskaansa tiputellaan ”pari keissiä, jotka on odottaneetkin jo sua…”. Kokemuksella voin sanoa, että se ei ole ideaali alku uudessa työssä, mutta toimii tehokkaana sisäänajona.

Näiden kolmen teeman päälle on hyvä lähteä rakentamaan toivotunlaista työntekijäkokemusta.

Hyvä tulokaskokemus

CASE: johtaja näyttää mallia

Minut esitellään ohikiitävässä hetkessä merkittävässä johtavassa asemassa olevalle henkilölle. Kättelemme kohteliaisuuksien kera ja työpäivä jatkuu. Parin kuukauden kuluttua kohtaamme jälleen, mutta tällä kertaa samainen johtaja tervehtii minua etunimellä kättä heilauttaen ja kyselee kokemuksiani uudessa työssä. Pieni ele, mutta sitäkin vaikuttavampi ja konkreettisesti yrityskulttuuriin vaikuttava teko.

Konkarin listaus hyvään tulokaskokemukseen

Se, mitä kokenut työntekijä odottaa uudelta työltään, riippuu hänen uratarpeistaan. Jotkin seikat kuitenkin ovat useimpien listalla.

Kokenut talent arvostaa tulokaskokemuksessaan ainakin näitä:

  • Aitoja kohtaamisia
  • Rytmitettyä perehdytystä
  • Lämminhenkistä sparraamista
  • Selkeitä odotuksia
  • Tervetullutta oloa

Olen koostanut oheisen listan sen pohjalta, mitkä ovat olleet tuntemuksiani uutena työntekijänä juuri Eminessä. Kyse on ollut pohjimmiltaan siitä, että roolini yrityksessä koetaan tärkeäksi ja perehdytys on porrastettu siten, että asioiden sisäistämiseen jää aikaa. Koen, että näillä asioilla on varmistettu yrityksen – ja ihmisen – kannalta optimaalinen sisäänajo.

Hyvä tulokaskokemus

CASE: ei työpistettä – mokasta malliesimerkiksi

Aloitin eräässä työssä niin nopealla aikataululla, että yksi hyvin konkreettinen asia uupui ensimmäisten viikkojen ajan – työpiste. Tilanne oli silloisen esimieheni mielestä hieman nolo, mutta nolostelun sijaan kiitosta ansaitsee se, miten tilanne käsiteltiin:

1. Hän pyysi kaikkia lähikollegoitani varaamaan kanssani vapaamuotoiset kahdenkeskiset perehdytyspalaverit, joiden ainoa ehto oli pitää ne muualla kuin toimistolla. Epämuodollinen tyyli auttoi tutustumaan myös ihmisinä, jonka myötä uuden kollegan ujostelukoreus tippui heti pois.

2. Työskentelypäivä neukkarissa. Postissa hukkunutta (vitsi, vitsi) työpistettä paikattiin myös niinkin innovatiivisella ratkaisulla kuin duunipäivällä neukkarissa. Oletko muuten kokeillut? Nämä pari hyvin kokeellista päivää olivat jälkikäteen ajatellen äärimmäisen heimouttava ja tiimityöskentelytaitoja hiova kokonaisuus.

Hyvä tulokaskokemus – tämän takia se on tärkeä

Hyvän tulokaskokemuksen funktio mielestäni on se, että pystyn saamani informaation ja kohtaamisten kautta kasvamaan rooliin, johon minut on palkattu. Työnantajan tehtävä on varmistaa suunnitelmallinen tapa uuden työntekijän vastaanottamiseen osaksi yritystä. Hyvä tulokaskokemus motivoi uutta työntekijää tekemään parhaansa ja ajan myötä tulokaskokemus jalostuu hyväksi työntekijäkokemukseksi.

Uudessa työpaikassa sulkia hattuunsa niittänyt konkarikin on tulokas.

Siksi hyvä tulokaskokemus on tärkeä.

***

Hakijakokemuspaja

Toivottavasti pidit lukemastasi! Allekirjoittaneen ajatuksia voit kuulla myös Eminen tammikuun hakijakokemuspajassa, johon toivotan sinut lämpimästi tervetulleeksi! Kyseisestä workshopista saat runsaasti ideoita, keinoja ja näkemystä vaikuttavan hakijakokemuksen muotoiluun. Lue lisää ja varaa paikkasi, vapaana on enää muutama!